Sử dụng phòng họp
Hướng dẫn cách sử dụng phòng họp
1. Các lưu ý khi book và sử dụng phòng meeting
Tinh thần “First come, first served”
- Member nào book trước thì sử dụng, không quan trọng là lead hay member.
- Trước khi vào phòng meeting phải check xem có member nào đang book không.
- Nếu phòng vẫn còn trống thì phải luôn tạo meeting trên calendar để các member khác biết.
- Nếu phòng không còn trống thì sắp xếp lại meeting hoặc liên hệ với owner meeting đó để thương lượng
Tinh thần “Supportive”
- Các owner của meeting tự thảo luận với nhau để nhường phòng, đổi lịch khi có trường hợp urgent.
- Vì phòng họp là dành cho tất cả member dùng chung nên tránh trường hợp book thời gian quá dài hoặc chỉ có một member chiếm một phòng, trừ trường hợp đặc biệt như tiếp khách, làm việc với kế toán dịch vụ, meeting review members, v.v.
Tinh thần “Neat and Clean”
- Giữ gìn vệ sinh chung, phải dọn dẹp ly nước, bánh kẹo khi ra khỏi phòng.
- Lau bảng sau khi meeting xong.
- Viết, đồ bôi bảng: sử dụng xong thì trả lại vị trí cũ. Nhớ quay đầu viết xuống để mực được đậm màu.
- Tắt đèn sau khi rời phòng meeting. Công tắt ở sảnh ra vào văn phòng.
2. Quy mô và mục đích sử dụng các phòng meeting:
| Tên phòng | Quy mô | Mục đích sử dụng |
|---|---|---|
| 802-booth | 2 - 4 members | Ưu tiên interview & tiếp khách ngoài. Khi available thì sử dụng như các phòng meeting khác. |
| 802-main | 6 - 10 members | Các lớp học Eng/Jap buổi tối, team meeting với số lượng member lớn, video call, voice call etc... |
| 505-OS01 | ~10 members | Ưu tiên các meeting kéo dài hơn 60 phút, đông thành viên tham gia... |
| 505-OS02 | ~10 members | Sử dụng cho tất cả hoạt động Open như workshop, training, semina v.v... |
Ngoài ra, văn phòng còn có những không gian mở khác như bàn cao, pantry, sofa,... member có thể sử dụng theo tinh thần “First come first serve”, không cần phải book trước.
Link để book của các phòng họp trên
❗802-Waseco-8-R02-Main : c_1880v9e3n2r2kjndns5einja42bo4@resource.calendar.google.com
❗802-Waseco-8-R01-Booth : c_188fnpiuo1ea8ghjj63obv1qcrljg@resource.calendar.google.com
❗Waseco-505-OS01 (20): c_188c59mvom43qhn1nm6rbo9kja49e@resource.calendar.google.com
❗Waseco-505-OS02 (20): c_188649bu2r9v8jqnklr0n66f0v7lc@resource.calendar.google.com
3. Hướng dẫn sử dụng calendar để book và theo dõi các meeting room.
Bước 1: Đăng nhập https://calendar.google.com/ bằng mail của công ty.
Bước 2: Chọn Add “Other calendars,” click "Add other calendars and then Subscribe to calendar".
Bước 3: Add 3 Link phòng họp trên. Nếu add cả 3 phòng thành công bạn sẽ thấy phần Other Calendar.
4. Các bước Book Phòng Họp.
Bước 1: Chọn ngày và giờ cần đặt phòng họp
Bước 2: Tạo tiêu đề và nội dung để chuẩn bị phòng họp.
Bước 2: Thêm khách mời và chọn phòng trống phù hợp trong phần Tùy Chọn (More Option)